Horodater vos documents : l’astuce pour ne plus perdre de temps

Horodater vos documents

Avec l’avènement numérique, les échanges peuvent actuellement se faire à distance. Cette solution permet aux particuliers et professionnels de gagner un temps précieux et de réduire les coûts généraux. Avec la signature électronique, les documents peuvent être signés à tout moment et à tout endroit. L’horodatage est également recommandé, car en cas de litige ou de contestation, il peut faire office de preuve.

Pourquoi horodater un document ?

L’horodatage document ne peut être réalisé que par l’intermédiaire d’un service d’horodatage certifié. Il permet de garder la traçabilité des actions effectuées et de donner un caractère inopposable aux tiers aux documents émis. L’horodatage donne également une valeur juridique à un fichier et garantit son intégrité et son authenticité. Dès qu’un document est validé, le contenu ne peut plus être modifié. Il est donc possible d’émettre des documents électroniques en toute sécurité en passant par un prestataire de services de confiance. Il peut s’agir par exemple de factures, de contrats, etc. En utilisant un matériel adapté et respectant les conditions DIPS, il est en mesure de délivrer un sceau électronique ou un jeton d’horodatage pour chaque document. Par ailleurs, la date et l’heure de la signature ne peuvent être changées après l’horodatage et le respect de la confidentialité est de mise. En plus de cela, les parties concernées gagnent du temps dans le traitement des dossiers. L’envoi s’accompagne aussi d’un accusé de réception validant l’heure de la réception et d’émission. Pour finir, l’horodatage est d’une grande utilité pour prouver le respect des délais légaux, clôturer les enchères électroniques, sceller les documents numériques et retracer le cycle de vie des fichiers dès la création jusqu’à l’archivage. Pour davantage d’informations, consultez universign.com.

Horodatage : comment ça marche ?

Un prestataire d’horodatage utilise un PKI pour horodater des fichiers de toutes les sortes. La procédure est très simple. Via une application client, il est possible de créer un hash, encore appelé valeur de hachage qui sera par la suite envoyée à l’autorité horodatage ou AH. Dès qu’un changement est effectué, le serveur de l’AH sera informé dans l’immédiat.

Puis, l’AH relie d’autres informations avec le hachage à l’instar de l’heure et de la date d’émission. À l’aide d’une clé privée, le signataire peut apposer une signature électronique. Pour valider l’opération, un jeton d’horodatage est expédié au client dans lequel il trouvera toutes les informations à connaitre. Dès la réception du jeton, l’application du destinataire vérifie si le document a été émis par un AH fiable ou non. Après, le nouveau hash sera comparé avec la version d’origine. Si les données ont été modifiées, il reçoit des messages d’alerte remettant en cause la fiabilité des fichiers. Attention ! La signature électronique consiste à apposer une signature sur un fichier numérique. En revanche, l’horodatage permet de garantir la fiabilité de la date à l’aide d’un jeton d’horodatage.

Horodater un document : à qui faire appel ?

Plusieurs types de fichiers peuvent être horodatés comme un texte, mais également une vidéo ou un fichier audio. De même, l’horodatage pdf est envisageable. Cette solution s’adresse d’ailleurs à tous les professionnels, quel que soit le secteur d’activité afin de sécuriser les échanges. Dans le cadre d’un horodatage PSCo, il faut émettre des sceaux électroniques ou des jetons d’horodatage pour chaque document électronique. Cette solution peut être intégrée à la signature électronique assurant son authenticité. Il existe actuellement de nombreux services d’horodatage proposant leurs prestations aux entreprises. Toutefois, pour garantir l’intégrité et la sécurité des fichiers électroniques, il faut s’adresser à un tiers de confiance conforme FIPS ou Federal Information Processing Standard. En outre, vous aurez l’assurance de bénéficier d’un horodatage de qualité si les solutions proposées sont conformes aux RFC 3161 et ETSI EN 319 421 ainsi qu’à la réglementation eIDAS. En tout cas, pour trouver le meilleur service, il est conseillé d’essayer l’application. Normalement, c’est gratuit et sans engagement. Pour finir, renseignez-vous sur la disponibilité. Une enseigne sérieuse et de confiance est capable de garantir une continuité des services à + de 99,9 % par an.

Quel budget prévoir ?

Les prestataires proposent deux formules. D’un côté, il y a les applications à installer en interne. On parle aussi de formule « on-premise ». Le seul bémol ? Le coût est souvent plus élevé. D’un autre côté, vous pouvez vous tourner vers une solution Saas qui est moins coûteuse. En plus de cela, les infrastructures utilisées sont sécurisées et performantes garantissant la confidentialité des données. Il n’y aura pas de maintenance à prévoir ou de budget supplémentaire à prévoir. Tout est inclus dans le tarif. Si vous optez pour une solution en ligne, la tarification peut se faire à l’usage ou au pack. Cette seconde option est plus rentable si vous êtes amené à horodater régulièrement des documents. Quoi qu’il en soit, pour connaitre le budget à prévoir, il est conseillé de demander un devis sur mesure auprès de différents intervenants et de faire une comparaison de prix. Cela vous aidera à dénicher le meilleur rapport qualité-prix.

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