Les photocopieuses, des outils indispensables pour les professionnels

Une photocopieuse de bureau multifonctions est un équipement bureautique reconnu pour sa grande polyvalence. Cet appareil multifonctions peut en effet faire office d'imprimante, de scanner et de fax. Au regard de ses différents usages, son acquisition s'avère incontournable au sein de toute entreprise, quelle que soit sa dimension.

Les différents usages des photocopieuses pour entreprise

Les photocopieurs professionnels sont des équipements bureautiques très puissants et performants, qui ne cessent de s'améliorer. Ils sont capables de réunir plusieurs fonctions. Pour en savoir plus sur ce type d'équipement, consultez cette page. Désormais, non seulement ils copient des documents papiers, mais ils en impriment aussi, les scannent, les faxent, les envoient par mail ou sur le réseau et les stockent sur leur disque dur interne. Voici de manière plus explicite ce que vous pouvez attendre d'une photocopieuse pro :

• La fonction de copieur : c'est la fonctionnalité de base d’une photocopieuse de bureau. Elle permet de reproduire des documents et des pages imprimées en recto/verso, en couleur. Il est également possible d’agrandir, de réduire le document pour l’imprimer dans un nouveau format.
• La fonction d’impression : les photocopieuses professionnelles sont en principe reliées directement à un PC ou via un serveur et font par la même occasion office d’imprimantes.
• La fonction de scanner : Une photocopieuse de bureau est aussi prévue pour scanner les documents ce qui revient à transformer ces derniers en images numériques. Cette fonctionnalité s’accompagne aussi d’options diverses telles que la réduction, l’agrandissement, la conversion automatique ou l’envoie direct par courrier électronique.
• La fonction fax : les entreprises utilisent aussi les photocopieuses multifonctions pour envoyer un fax sous réserve que la machine intègre un processeur. Dans ce cas cet équipement bureautique peut être utilisé indépendamment de l’ordinateur. Il peut envoyer des fax même si le ou les PC sont éteints. Avec ce type de matériel, les fax peuvent aussi être reçus directement sur le PC et sous divers formats.

À noter : il convient de faire la différence entre une photocopieuse numérique connectée au réseau informatique de l’entreprise et permettant de très nombreuses opérations avec la copieuse analogique. Cette dernière, de moins en moins utilisée en entreprise, se cantonne uniquement à produire des copies classiques. On distingue aussi les photocopieuses couleur qui supplantent désormais les monochromes ne permettant que la copie en noir et blanc.

Un gain de temps appréciable, une meilleure productivité

Gain de temps et productivité sont deux notions intimement liées en entreprise. La seconde découle généralement de la première.

De gros volumes de documents rapidement traités

Par ses diverses fonctionnalités un photocopieur pro améliore indéniablement la productivité d’une entreprise. En réunissant les fonctions de copieur, d’imprimante, de fax et de scanner, il rationalise la gestion du temps de travail. L’employé peut dès lors effectuer plusieurs tâches les unes à la suite des autres, comme imprimer, scanner et envoyer un même document sans avoir à changer de poste de travail. Regrouper les tâches sur un seul et même appareil favorise la productivité. Cet outil bureautique permet aussi la copie et l’impression de documents triés, reliés et agrafés. Les documents ressortent de la machine dans la présentation souhaitée. Cette fonction génère un gain de temps considérable dans le traitement des dossiers et par la même occasion un meilleur rendement des employés. Un copieur couleur de qualité exécute les tâches en un rien de temps en offrant un résultat optimal. Les caractéristiques de ces appareils leur permettent de traiter rapidement et efficacement des fichiers volumineux. Sur certains modèles, il est également possible de régler le temps de préchauffage. De part sa vitesse d’impression, l’appareil est en capacité de gérer un nombre important de documents à copier et imprimer en un temps record. Enfin, grâce à la connexion réseau, les tâches sont centralisées, ce qui assure un gain de temps. Les documents scannés n’ont plus besoins d’être dupliqués en de nombreux exemplaires afin d’être diffusés.

Des appareils intuitifs et performants pour une prise en main rapide

Après une rapide formation utilisateur qui dure généralement moins d'une heure, les fonctions de commandes des photocopieuses pour entreprise sont assimilées et se révèlent vite intuitives à l'usage. Les interfaces de ces appareils dernière génération sont claires, avec un panneau de commandes et un affichage sur écran tactile. Les interfaces tactiles présentes sur les photocopieurs professionnels dévoilent un panneau de commandes permettant d’effectuer les réglages adéquats pendant les opérations de duplication ou d’impression. Ces fonctionnalités innovantes s’inscrivent désormais comme un levier de performance pour les imprimantes et photocopieurs récents. Les matériels intègrent aussi des programmes de gestion complets qui facilitent une prise en main rapide du matériel et du contrôle du parc d’impression.

Une amélioration de la qualité du travail

Les photocopieurs/imprimantes professionnelles fonctionnent au moyen de cartouches d’encre de haute qualité, spécialement formulées pour ne pas pâlir et s’altérer lors d’une exposition aux rayons UV. Ce critère qualité revêt toute son importance lorsqu’il s’agit de dupliquer ou d’imprimer des affiches destinées à être apposées en extérieur. Le résultat est également rapide et soigné. Les photocopies obtenues par un photocopieur laser sont de qualité et participent ainsi à parfaire l’image de marque de l’entreprise. Cet aspect vaut par exemple pour l’impression de flyers et documents publicitaires en série. La fonction qui consiste à imprimer sur le copieur à partir de données informatiques (directement depuis un PC) permet aussi de personnaliser un document en fonction de son destinataire. Ce point s’avère notamment très utile dans le domaine du marketing ou de la communication pour accroître la pertinence et l’efficacité d’une campagne avec les retombées adéquates.

La centralisation des impressions

Grâce à l’impression numérique en réseau, toutes les tâches se trouvent centralisées. L’usage d’un copieur professionnel vous fait bénéficier des avantages liés à la mise en réseau et à l’intégration au cloud. Cette dernière fonctionnalité vous autorise un accès immédiat aux données de votre appareil quelle que soit votre localisation géographique. En conséquence, vous pouvez utiliser tout matériel de reproduction d'entreprise depuis votre bureau, votre domicile si vous êtes en télétravail ou depuis votre lieu de déplacement. Ce procédé est idéal pour les TPE et PME lorsque les employés ont besoin de disposer en même temps d'un accès aux données et de les récupérer dans le système de stockage. Une mise en réseau de votre copieur couleur vous garantit par ailleurs une meilleure sécurité car seules les personnes habilitées possèdent l’accès aux informations sensibles stockées dans le cloud.

Une réelle diminution des coûts avec des appareils économiques et multifonctionnels

Dans le cadre d’une activité professionnelle il est souvent préférable d’opter pour un appareil multifonctions. Bien que plus cher à l’achat qu’un modèle simple et monofonction. Il remplacera avantageusement plusieurs appareils séparés (copieur, fax, scanner) en les regroupant dans une seule et même machine. Utiliser un seul outil réduit la consommation d’énergie. Mieux, pour la fonction copieur, impression et fax à partir d’une clef USB ou d’une carte mémoire, l’utilisateur n’a même plus besoin d’allumer l’ordinateur relié. Un copieur professionnel imprime en moyenne entre 8000 et 9000 feuilles par an et par poste. Cette donnée représente environ 3 % à 4 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise. On estime que grâce à l’impression recto-verso il est possible d’économiser plus de 1000 pages par an et par poste. Par ailleurs, la numérisation des documents que l’on envoie directement par mail, le fax d’un document sans l’imprimer au préalable ou l’archivage en un clic contribue à réduire considérablement le nombre d’impressions et par la même occasion à diminuer notablement les coûts de papier et de consommables (cartouches et toners). Les dernières technologies en matière de copieurs professionnels aident à réaliser des économies considérables sur les copies de documents et les impressions. Elles proposent un logiciel de gestion d’impression qui fournit un certain nombre d'indicateurs portant sur la quantité de copies émises, de recto-verso, de documents couleur ou noir et blanc produits. Ces données vont aider à mettre en place une politique d'économies auprès des équipes et de réduire les frais de fonctionnement de l'entreprise au regard de l'encre et du papier (impression automatique recto-verso, dématérialisation des données, interdiction d’imprimer les emails, encourager les copies noir et blanc…) Investir dans un copieur multifonctionnel c’est-à-dire dans une seule et même machine implique aussi de ne souscrire qu’un seul contrat de maintenant et d’entretien. À ce titre, la location s’avère souvent une excellente formule qui propose un équipement informatique de qualité, doté des dernières technologies, assorti d'une maintenance sur toute la durée de la location pour un prix raisonnable.

---